« Oz – Un Autre Monde »
Créée en avril 2019, l’association « Oz – Un Autre Monde » a pour objet de préserver et développer le « Domaine d’Hygné », en y facilitant l’organisation d’activités liées à la culture ludique, fantastique et historique.
L’association, locataire de la SCI, gère la partie ludique et l’aménagement du site.
Cette association, c’est vous, c’est nous. Ensemble, nous irons le plus loin et ferons avancer ce projet. C’est dans cet esprit que nous souhaitons développer l’association et la communauté composée par ses membres.
Fonctionnement de l'association
Depuis juin 2020, l’association est animée par une dizaine de personnes au sein d’un conseil d’administration, composé du bureau, des représentants de pôles, et d’administrateurs libres.
Tous les membres adhérents peuvent s’investir dans le projet, en participant à des groupes de travail thématiques, décidant des actions à entreprendre sur divers aspects de cette association particulière.
Le pôle Bâtisseurs
Des structures au matériel de jeu, en passant par les équipements logistiques du site, les aménagements, durables ou provisoires, servent les objectifs de l’association.
L’équipe conçoit les aménagements du terrain, à court comme à long terme. Elle prend en compte les avis de chacun, et propose des solutions pour réaliser les projets du collège associatif. L’équipe est renouvelée chaque année.
Ces aménagements doivent être le fruit d’une pensée et d’un accord collectif.
- Définir l’évolution visuelle du site, en accord avec la communauté
- Recueillir les besoins et envies de chacun des membres adhérents
- Respecter les différentes normes et obligations
- Établir les devis et quantifier les besoins
- Déterminer les délais de réalisations, et les moyens nécessaires (humains/matériels)
- Assurer l’approvisionnement en matières premières
- Réaliser la promotion et l’encadrement logistique des journées Bâtisseurs (approvisionnement matériel, technique et confort, guidage des participants, etc.)
- Conseiller sur les manières de faire, sur les sujets techniques
- Produire les aménagements convenus avec les moyens disponibles
- Effectuer l’inventaire du matériel
Le pôle Vie associative
Un beau site n’est utile que s’il s’y déroule des aventures intéressantes. Les événements, qu’ils soient encadrés par des locataires, ou par l’association elle-même, sont la raison d’être du projet Oz.
L’équipe s’assure que chacun dispose de l’opportunité d’exploiter le site, dans les meilleures conditions. Elle prend en compte les opinions des utilisateurs du domaine pour pouvoir le rendre plus attractif à l’avenir.
Tous les organisateurs sont sur un pied d’égalité.
- Organiser les rencontres associatives (AG, réunions physiques, etc.)
- Proposer et planifier des animations
- Gérer le calendrier des événements
- Organiser et encadrer les visites
- Recueillir les ressentis et avis des visiteurs/organisateurs potentiels
- Répondre aux questions des associations locataires et récolter leurs retours
- Préparer les devis de location
- Assurer les états des lieux
- Encadrer le collège associatif
Le pôle Communication
Le projet grandira tant qu’on en parlera. En bien. La communication que l’on a, en interne comme en externe, doit faciliter la transmission d’information, l’adhésion aux idées et l’application des méthodes.
L’équipe lie les membres entre eux, s’assure du niveau de connaissances de chacun, et assure l’interface avec l’extérieur, pour faire croître les effectifs du projet, et l’image qu’il renvoie.
Chacune de nos communications implique Oz, et doit donc être soigneusement réfléchie, sur la forme comme sur le fond, de manière mesurée et bienveillante.
Nos communications doivent refléter une volonté de transparence et d’intégration.
- Accueillir et guider les nouveaux membres
- Fluidifier les échanges entre les membres
- Assurer la cohésion avec les autres entités du projet Oz (SCI, EARL, etc.)
- Tisser les liens nécessaires avec les partenaires et les institutions
- Encadrer la promotion du projet dans les médias
- Mettre à jour les supports de communication (livret d’accueil, site web, etc.)
- Entretenir une publication régulière sur les réseaux sociaux
- Répondre aux questions de la communauté
Les projets spéciaux...
Lorsqu’un projet en particulier prend de l’importance pour l’ensemble de l’association, il peut être détaché en unité autonome, pour un temps donné, à l’initiative du CA ou d’un des pôles.
Les volontaires qui s’y impliquent contribuent à fluidifier le travail du pôle d’origine, qui reste concentré sur ses missions courantes. Ils doivent faciliter la communication avec les autres pôles, les projets spéciaux étant généralement très transverses.
Les projets spéciaux peuvent être rattachés à leur pôle d’origine, ou sous la responsabilité directe du CA.
Dédier de ressources spécifiques, pour garantir la réussite du projet.
- Encadrer le projet spécial de A à Z
- Fédérer les bénévoles autour du projet
- Gérer le budget dédié
- Établir un bilan en fin de projet
Organigramme
L’association est donc organisée comme suit :
L'équipe 2022-2023
Présidente
Isabelle DEMOIS-TAVERNIER
Vice-présidente
Marie-Cassandra OLRY
Trésorière
Nathalie AGUIAR
Vice-trésorier
Aurélien BRAULT
Secrétaire
Robin DUCROS
Vice-secrétaire
Jeanne MARTIN
Administrateurs sans étiquette
Maxime GIACOMEL
Michaël LARRIEU
Pour contacter directement l’équipe administrative : buroz@ozgn.fr
Quelques documents administratifs
Pour ceux qui souhaiteraient se plonger dans les documents fondateurs du fonctionnement associatif, vous pourrez retrouver ci-dessous :
Pour toute question, n’hésitez pas à nous joindre, via la page de contact.