L’Assemblée Générale Ordinaire 2020 de l’association Oz – Un Autre Monde s’est déroulée le dimanche 1er mars 2020 sur le Domaine d’Hygné, avec une retransmission vocale sur un salon de discussion Discord, pour les personnes ne pouvant pas se déplacer.
Pour engager la saison 2020, pensez à actualiser votre adhésion !
Assemblée Générale Ordinaire – Association Oz le 01/03/2020 à 14h15
Membres présents :
Bureau associatif : Cécile BRAULT (Présidente), Madeline CASSE (Trésorière), Arnaud TERRAL (Vice trésorier), Rodolphe ROBERT (Secrétaire)
Autres membres présents sur place : Nicolas MERLIN, Michaël LARRIEU, Pierre GARAU, Pierre BORDERIE, Guillaume CORDIER (Gérant SCI), Karuna YOGANANTHAN, Pascal BYLL, Laurent BOUVET
Autres membres présents via Discord : Robin DUCROS, Arnauld PIERRE, Guillaume BRANDELY, Aude CHEREAU, Cédric BOUCHET, Isabelle RAYNAUD
Autres membres représentés :
Marie Larrieu, Nicolas METAY, Stéphanie ROQUE
1) Rappel projet :
Projet multi-structures (SCI / Asso / EARL / Famille). Cette Assemblée générale concerne l’Association Oz.
Note sur le calcul du quorum pour cette AG :
Statut de membres partenaires pour les personnes ayant participé au crowdfunding. Le quorum est atteint avec les présents sur la base des adhésions prises hors crowdfunding.
2/ Rappel de la saison dernière (Bilan Moral présenté par Cécile – Présidente de l’association):
4 jeux soit 1112 personnes – Le bureau confirme qu’il y a eu beaucoup de travail en amont de chaque évènement, notamment d’un point de vue administratif (visites, planification) mais également d’un point de vue de la préparation du terrain.
Travaux effectués en 2019 sur le terrain :
– démontage et nettoyage des stalles à veaux ;
– fabrication des toilettes sèches (8 « blocs » de 2 toilettes)
– nettoyage du site (toujours en cours)
Tâches administratives accomplies :
– Suivi du crowdfunding (Merci Robin)
– Travail administratif (bail de location, contrat de location, et de stockage)
Autres évènements marquants de 2019 :
– 2 démissions au sein du bureau (Michaël et Cédric)
– phase de découverte et d’équilibrage
Validation du Bilan Moral – Quitus : pour à la majorité (1 abstention)
3/ Rappel de la saison dernière (Bilan Financier présenté par Maddy – Trésorière de l’association):
Revue comptes financier de l’exercice 2019 (voir tableaux financiers en annexes) : 41.475 € d’entrées 21.057 € de sorties (ces chiffres incluent également le crowdfunding)
Prévisionnel pour la saison 2020 :
– 11 GN de prévu à ce jour 13.990 € d’entrées prévisionnelles (Pondération par rapport à l’avancement des réservations, et prise en compte de l’option douche par défaut)
Le résultat prévisionnel couvre donc les charges fixes (principalement la location du terrain à la SCI et le règlement des assurances) et permettront de continuer les investissements sur site
Validation du Bilan Financier – Quitus : pour à la majorité (1 abstention)
4/ Le futur du Projet :
Afin de faciliter l’organisation complexe et plurielle du projet, il est fait la proposition de créer des « Commissions » regroupant les volontaires afin de prendre en charge les principaux sujets permettant au projet d’avancer :
– Commission « aménagement » (court/moyen/long terme) : Nos architectes. Ceux-ci devront réfléchir aux différents aménagements à prévoir pour soutenir le projet (Merci de consulter la différence entre les notions d’aménagements, de constructions et de décors en annexes). Le Bureau insiste sur son souhait de « modularité » et de « neutralité » dans les aménagements à venir.
– Commission «bâtisseurs» : Notre main d’œuvre bénévole. Il faudra mettre en place une organisation des Week ends Bâtisseurs afin de toujours avoir un chef d’orchestre pouvant organiser les bénévoles et assurer la sécurité.
– Commission « communication » : Il a été identifié 3 « pans » différents de notre communication :
– L’aspect Community manager (réseaux sociaux, suivi des publications, réponses aux questions sur FB …)
– La communication externe (partenaires, institutions – mairie, gendarmerie, Fédé-gn … etc.)
– La communication interne (fluidifier la communication entre les différentes commissions, le bureau, mais également la SCI)
– Commission « réservation location » : gestion du calendrier, organiser les visites et répondre aux assos locatrices.
– Commission « finances » : suivi des dépenses et des recettes – doit être pilotée par le Trésorier de l’association.
– Commission « Vie Associative » : Gestion des membres, accueil des nouveaux
– Accueillir / expliquer le projet et la façon de travailler/fonctionner
– Organiser les rencontres assos / AG / Interfaces
– Plusieurs commission « projet spéciaux » : crowdfunding, inauguration …
Pour rappel, ces commissions seront détachées des postes associatifs.
Pour certaines actions / décisions, un accord du Bureau – voire de la SCI – sera nécessaire (accord pour engager des frais, accord SCI pour des notions de sécurité …).
Les commissions porteront chacune un responsable.
Les membres de chaque commission devront être des membres actifs de l’association (adhésion à jour et volonté de s’investir)
5/ Election du bureau :
Poste de Secrétaire : candidature Rodolphe
Poste de Trésorier : candidature Maddy
Poste de Président : candidature Cécile
Validation du Bureau – Quitus : pour à la majorité (1 abstention)
Une Assemblée Générale Extraordinaire sera organisée au printemps 2020 (Week end de l’inauguration).
Il y sera traité tout au moins les modifications de statuts proposés (suppression du poste de secrétaire car redondance avec les commissions).
A court terme, le bureau s’engage à proposer la liste des commissions et prévoir la révision des statuts et mettre en place le règlement intérieur.
6/ Volontaires s’étant fait connaitre
– Pierre GARAU pour la rédaction du cahier des charges des commissions et de la vie associative.
– Rodolphe ROBERT pour intégrer la commission « finances »
– Guillaume BRANDELY pour intégrer les commissions « aménagements », « communication » et « Finances »
– Aude CHEREAU pour intégrer les commissions « communication » et « Cahier des charges »
– Karuna YOGANANTHAN pour intégrer la commission « location »
– Arnaud TERRAL pour intégrer les commission « location » et « Projet spécial : inauguration »